Capitulo 5 Organización de una Institución Educativa

5.1 CONCEPTO

Desde siempre el ser humano a estado conciente de que la obtención de eficiencia solo es posible a través del ordenamiento y la coordinación de todos los recursos que forman parte de un grupo social.

La organización es el establecimiento de la estructura y proceso necesario para la sistematizacion racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, funciones y actividades, con el fin de simplificar el trabajo. El propósito de la organización es simplificar el trabajo así como coordinar y optimizar funciones y recursos.

5.2 PRINCIPIOS 

Existen 9 principios para establecer una organización racional: 

1. De la misión. Todos y cada uno de las actividades establecidas deben servir para lograr la misión de la institución. Al organizar es necesario tener presente que la finalidad de la organización es promover la eficiencia, simplificar el trabajo y no complicarlo.

2. Especialisacion. Independiente del nivel y tamaño de la escuela, la división del trabajo propicia una mayor eficiencia, tanto en las funciones como en las actividades del personal en general.

3. Jerarquía. Cualquier institución  educativa deberá definir claramente los niveles de jerarquía. y la autoridad.

4. Paridad de autoridad y de responsabilidad. A cada grado de responsabilidad debe corresponder el grado de autoridad necesaria para cumplir dicha responsabilidad.

5. Unidad de mando. Para cada área en la que se concentren autoridades y responsabilidades debe asignarse un solo objeto.

6. Difusión. Las obligaciones de cada puesto, la filisofia organizacional, los manuales deben estar a dispocicion de todos los miembros de la escuela  que tengan relación con los niños.

7. Amplitud o tramo de control. Hay un limite en la cantidad en cuanto a la cantidad de subordinados que deben reportar a un directivo con el fin de optimizar el resultado.

8. De la coordinación. Las áreas y departamentos de la escuela siempre deberán mantenerse en armonía. el directivo debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones de la institución el fin de maximizar la productividad.

9. Continuidad. una ves que se a establecido la estructura organizacional, requiere mantenerse, mejorarse y adaptarse a las condiciones del medio ambiente.

5.3 ETAPAS DE LA ORGANIZACION 

División del trabajo. Consiste en  la clasificación, agrupamiento y delimitación de las actividades similares, con el fin de realizar una función con mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, esto se logra mediante la departamentalizacion, jerarquización y descripción de actividades.

Descripción de procesos. El primer paso para llevar a cabo la organización es la descripción de los procesos básicos que se desempeñan en la institución. Etapas para llevar a cabo una actividad:

1. Elaborar una lista que incluya todas las funciones de la institución.

2. Clasificar y agrupar funciones.

3. Establecer lineas de comunicación e interrelación.

Departamentalizacion. Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades similares en unidades especificas.

La departamentalizacion debe seguir las siguientes secuencias:

1. Clasificar y agrupar las funciones en departamentos y áreas.

2. Asignar actividades a cada una de las áreas.

3. Definir las relaciones de autoridad, responsabilidad y comunicación entre las funciones y puestos de cada área.

Jerarquización. Es la dispocición de las funciones de una organización de acuerdo con su autoridad, rango o importancia.

Descripción de actividades y obligaciones. Después de haber establecido los procesos, niveles jerárquicos o departamentos o áreas, es necesario describir con toda claridad los procesos y actividades que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades o áreas.

Coordinación. Durante la primera etapa del proceso de organización se realiza la división del trabajo para lograr que los resultados se desarrollen e interrelacionen con facilidad.

La coordinación es la armonización de los recursos y los esfuerzos con el fin de lograr oportunidad, unidad y sincronía en el desarrollo de procesos, funciones y actividades.

5.4 MODELOS DE ORGANIZACIÓN

Son los distintos tipos, sistemas o esquemas de estructuras organizacionales que se pueden implantar en una institución. 
Organización lineal o militar. Se caracteriza por que la toma de decisiones se encuentra en una  sola persona, tiene la responsabilidad y la autoridad centralizadas.  

Organización lineofuncional. Este tipo de organización es el mas usual, por ser el mas sencillo. La responsabilidad y autoridad se transmiten a través de un solo jefe.
Organización Staff. Este tipo de organización no posee autoridad de linea directa sobre el personal, o poder para implantar decisiones. Surge como consecuencia de la necesidad de contar como especialistas capaces de proporcionar información experta a los departamentos en linea .
Organización por comités. Consiste en asignar proyectos o funciones a un equipo del personal que se reúne y se compromete para hacer propuestas en relación con los proyectos que se le recomiendan.  
Organización Matricial. También se conoce como organización de matriz, de parrilla o por proyectos. consiste en combinar la departamentalizacion funcionar con la Staff y la de proyectos.
5.5 TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACION.
1. Funcional.  Es la mas común, consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización y con ello una mayor eficiencia del personal. 
2. Por servicios. Es característica de las instituciones que proporcionan diferentes servicios    

3. Geográfica o por campus. Se requiere cuando las unidades de la institución educativa realizan actividades en sectores alejados físicamente.
4. Por divisiones. El tipo de funciones o conocimientos por área, sirven de base para crear unidades departamentales o divisiones, sobre todo si reporta ventajas económicas, de eficiencia, ahorro de tiempo.          

5.6 TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN          
Son herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional. Son indispensables durante todo el proceso y deben aplicarse de acuerdo con las necesidades de cada institución.
Organigrama. Es la representación gráfica de la estructura formal de una organización, que muestra las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos y lineas de autoridad.
Existen cuatro formas de representar los organigramas:
-Vertical. Los niveles jerárquicos se representan de arriba hacia abajo.
- Horizontal. Los niveles jerárquicos se representa de izquierda a derecha.
- Mixto. Se utiliza tanto la representación vertical como la horizontal.  
Manuales. Son documentos que contienen en forma ordenada y sistemática información acerca de la organización de la institución.     
Manuales departamentales. Describen la información de un departamento o área funcional.
Manuales de proceso y/o procedimientos. Sin similares en su contenido a los manuales departamentales .
Diagramas de proceso o de flujo. Son la representación gráfica que muestran la sucesión de los pasos que consta un procedimiento. Existe diversas simbologías para elaborar diagramas de flujo.
Secuencia para elaborar un diagrama:
1. Obtener la aprobación y compromiso de la dirección y de los involucrados en los procesos.
2. Obtener información de la fuente mas cercana al proceso.
3. Llenar el formato de descripción de actividades.
4. Graficarlo.
5. Analizar y eliminar actividades innecesarias.
6. Diseñar y mejora procedimientos.
7. Presentar la propuesta.
8. Implantar el nuevo procedimiento.
9. Observar el procedimiento y efectuar posibles mejoras.

Cuadro de distribución del trabajo o de actividades.

A través del cuadro de distribución de actividades se analizan las funciones que integran un departamento, para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo.   


Análisis de presupuestos.  
El análisis de presupuesto es una técnica en la que se detallan pormenorizadamente las labores que se desempeñan en una unida de trabajo de manera especifica en impersonal, así como las características, conocimientos y competencias que debe poseer el personal que lo desempeña.