Este capítulo se trata de los principios, etapas y técnicas de la Organización de las Instituciones Educativas.
5.1 CONCEPTO
Es la forma de ordenar la estructura y procesos indispensables para la sistematización de los recursos mediante la determinación de jerarquías, funciones y actividades, con el fin de simplificar el trabajo.
5.2 PRINCIPIOS
1. DE LA MISIÓN: Encaminar todas las actividades para cumplir con la misión institucional.
2. ESPECIALIZACIÓN: Dividir el trabajo para mayor eficiencia.
3. JERARQUIA: Dividir claramente órdenes jerárquicos para propiciar orden y disciplina.
4. PARIDAD DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: Otorgar autoridad a los empleados según sus funciones, para que se hagan responsables de los resultados de la gestión.
5. UNIDAD DE MANDO: Debe existir un jefe para cada área, en la que se asignen responsabilidades.
6. DIFUSIÓN: Propiciar la divulgación de los proyectos Institucionales, manuales, filosofía Institucional.
7. AMPLITUD O TRAMO DE CONTROL: Limitar las funciones según las áreas de trabajo.
8. DE LA COORDINACIÓN: Armonía en todas las áreas o comités.
9. CONTINUIDAD: La estructura organizacional debe mantenerse, mejorarse y adaptarse a las condiciones del medio ambiente.
5.3 ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN
El proceso de organización se realiza en dos etapas: división del trabajo y coordinación.
La División del trabajo se cumple mediante la descripción de procesos, la departamentalización, la jerarquización y la descripción de actividades.
La coordinación se efectúa a través de los diagramas de procesos, los Manuales, la definición de líneas y procesos de comunicación formal e informal. Una excelente coordinación consiste en la armonía entre recursos y esfuerzos con el fin de lograr unidad y sincronía en el desarrollo de procesos, funciones y actividades.
5.4 MODELOS DE ORGANIZACION
Son los diferentes tipos, modelos o esquemas de estructuras organizacionales que se pueden ajustar en una Institución.
Los modelos de organización más comunes son:
Organización lineal o militar: la autoridad y responsabilidad se transmiten por una sola línea. Organización lineo funcional: el directivo sigue los canales de comunicación lineal para cada una de las actividades, cada área conserva la autoridad y responsabilidad. Organización Staff: cuenta con especialistas para proporcionar información a los departamentos de línea.5.5. TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN
1. FUNCIONAL: Consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización y con ello una mayor eficiencia del personal
2. POR SERVICIOS: la departamentalización se hace con base en el servicio o grupo de servicio relacionados entre sí.
3. GEOGRAFICA O POR CAMPUS: cuando se realizan actividades en sectores alejados o en áreas de gran extensión.
4. POR DIVISIONES: el tipo de funciones o tareas se agrupan por áreas para mayor eficiencia.
5.6 TECNICAS DE ORGANIZACIÓN
ORGANIGRAMAS
Son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, en la cual se observan: interrelaciones, funciones, niveles de jerarquía y líneas de autoridad. Pueden clasificarse por su objeto, por su área o por su contenido. Se pueden representar en forma vertical, horizontal, circular o mixta.
MANUALES
Son los documentos en los cuales se encuentran de manera ordenada y sistemática información de la Institución. Los manuales pueden ser departamentales, de procesos y/o procedimientos o flujo gramas.
CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO O DE ACTIVIDADES
Se utiliza para integrar un departamento o área, lograr división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo.
ANÁLISIS DE PUESTOS
Técnica para describir eficientemente cada labor desempeñada de forma específica e impersonal así como las competencias laborales de los empleados.
CONCLUSIONES
Para las Instituciones Educativas es muy importante definir su organización en jerarquías, funciones y actividades, con el fin de simplificar el trabajo. Además al divulgar la información se necesita objetividad y creatividad, para que la comunidad conozca la misión, la visión, la filosofía y los objetivos de la Institución. Por ejemplo, los Manuales deben ser diseñados de una forma atractiva, fácil de manipular, breves, y en un lenguaje sencillo
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